Parte do núcleo de conformidade de licenças da vWare.

Notificação de auditoria de software: o prazo começa quando o e-mail chega

A notificação de auditoria de software chega quase sempre por e-mail, assinada pelo departamento jurídico do fabricante ou por um escritório contratado por ele. Não é uma conversa comercial: é o início de uma apuração com prazo, e tudo o que for dito, enviado ou deixado de registrar a partir dali passa a integrar o processo. A empresa não precisa responder no impulso. Precisa responder com números que consiga sustentar.

O que existe antes da resposta é uma alegação. O fabricante afirma que a empresa usa mais licenças do que comprou. Essa alegação pode estar certa, pode estar errada e, no caso real, quase sempre está parcialmente certa — porque os dados do fabricante vêm de ativações, telemetria, registros de contrato e do canal de venda, não do ambiente da empresa. O papel do trabalho técnico é transformar a alegação em contagem verificável, item por item, com documento.

O que a notificação normalmente pede

Apesar das diferenças entre fabricantes, o conteúdo costuma repetir os mesmos pedidos:

O erro clássico na primeira resposta é entregar um total fechado. Um número único e sem lastro documental vira, na prática, um reconhecimento: a partir dele o fabricante calcula e negocia. Melhor entregar o que está provado e informar o prazo necessário para fechar o restante.

As primeiras 72 horas

O que levantar

O que não fazer

O que o fabricante pode e não pode exigir

Um titular de direito de autor de programa de computador tem o direito de apurar e de cobrar uso não autorizado. Isso é legítimo e está na lei. O que não decorre daí é poder ilimitado sobre a empresa.

O fabricante normalmente pode pedir, com razoabilidade, informações sobre uso, período e documentação de titularidade, além de propor a regularização do que faltar. O que ele não pode é impor o número que ele mesmo apresentou como se fosse prova, exigir acesso irrestrito a sistemas internos sem escopo e confidencialidade, ou transformar ativação contada por telemetria em certeza absoluta. Ativação indica uso em algum momento; não prova, sozinha, quantas licenças a empresa precisa hoje.

A resposta correta equilibra cooperação e precisão: informar, com documento, o que se usa e o que se possui; separar as diferenças em categorias (sem cobertura, cobertura vencida, cobertura duvidosa, erro de dados do próprio fabricante); e manter registro de tudo o que foi trocado por escrito.

O que a lei brasileira prevê

Vale entender o terreno legal em que a notificação se apoia. O quadro abaixo é informativo e não substitui a orientação de um advogado.

• Lei 9.609/98, art. 12: violar direito de autor de programa de computador sujeita o responsável a detenção de 6 meses a 2 anos ou multa. Não existe multiplicador nesse dispositivo.
• Lei 9.610/98, art. 102: prevê a reparação civil pelos prejuízos causados pela violação.
• Lei 9.610/98, art. 103, parágrafo único: não se conhecendo o número de exemplares da edição fraudulenta, o transgressor paga o valor de três mil exemplares, além dos apreendidos. É uma presunção legal, e o parâmetro é “três mil exemplares” — não uma multiplicação sobre o valor da licença.
• STJ, REsp 1.185.943/RS: afasta a presunção do art. 103, parágrafo único, quando a contrafação pode ser identificada numericamente, aplicando-se então o art. 102.

Essa última decisão é a razão prática de fazer inventário. Quando a quantidade irregular pode ser apurada numericamente, a presunção genérica deixa de ser o parâmetro e o cálculo se aproxima do dano efetivamente demonstrado. Quanto mais precisa a contagem, menos a discussão depende de um número presumido — e mais ela depende do que a empresa consegue provar.

A contagem apresentada é alegação, não fato

Toda notificação chega com um número — e esse número quase sempre vem de telemetria, de ativações, do histórico de contratos e de dados do canal de venda. Nenhuma dessas fontes vê o ambiente da empresa. Elas veem sinais.

Sinais erram de várias formas: máquina desativada que continua aparecendo, instalação legítima duplicada na contagem, licença adquirida por outro CNPJ do mesmo grupo econômico e apontada como irregular, produto comprado em distribuidor oficial e não vinculado ao registro do fabricante, e uso de versão anterior já coberta por assinatura. O trabalho de auditoria é ir até o ambiente e mostrar, item a item, qual sinal corresponde a um direito de uso.

Tratar a alegação como fato é o que faz empresas pagarem por licenças que já possuíam. Tratar como fato o contrário — “tenho certeza de que está tudo certo” — é o que expõe a empresa a diferenças que aparecem depois. Nenhuma das duas serve: serve o inventário com prova.

Como se prova titularidade item a item

Cada modelo de licenciamento tem um documento próprio. Confundir os modelos é o erro mais caro.

Modelo	O que comprova	Erro comum
OEM (licença atrelada ao equipamento)	Nota fiscal do equipamento e vínculo com a máquina original	Tratar a licença como transferível entre máquinas
Retail / FPP	Nota fiscal e chave vinculada ao CNPJ	Mesma chave em duas máquinas
Volume / contrato corporativo	Contrato, resumo de pedido e registro no portal do fabricante	Contrato vencido continuando a receber novas versões
Assinatura por usuário	Assinatura ativa no painel do canal de compra, com quantidade e período	Contagem por usuário desatualizada após desligamento
Servidor por core e CAL	Licenças de núcleo e CALs compatíveis com o modo de acesso	Licenciar o servidor e esquecer as CALs de acesso

Duas regras fecham a conta. Primeira: licença não é o mesmo que ativação — software ativado pode estar irregular e software licenciado pode estar desativado; o que se apura é o direito de uso. Segunda: cada item da lista de exposição precisa ser sustentado por documento arquivado em nome do CNPJ que responde à notificação. Licença de outra pessoa jurídica, ainda que do mesmo grupo, precisa de comprovação própria.

O papel do advogado e o limite da atuação técnica

Quem responde juridicamente à notificação é advogado. Cabe a ele interpretar a lei, definir o que a empresa deve reconhecer, redigir a resposta, negociar termo de regularização e representar a empresa em qualquer discussão contenciosa. Esse é um terreno próprio, com regras próprias.

O trabalho técnico é diferente e complementar: levantar o parque, confrontar instalação com documento, classificar exposições e montar a base de cálculo. Sem isso, o advogado negocia no escuro, com o número do fabricante na mesa. Com isso, ele negocia sobre um mapa verificável.

Ponto importante e honesto: nenhuma contagem, por melhor que seja, promete desfecho. O levantamento é técnica de licenciamento, não parecer jurídico, e não antecipa nem garante resultado de qualquer discussão legal.

Como o inventário muda a negociação

A negociação de uma notificação gira em torno de um único número: a base de cálculo. Enquanto essa base é o total apresentado pelo fabricante, a empresa discute desconto. Quando a base passa a ser uma lista item a item, com prova de titularidade, a discussão muda de natureza.

Perguntas frequentes

A empresa é obrigada a responder a notificação?

Existe um prazo e ignorá-lo piora a posição da empresa. A resposta pode e deve ser feita de forma organizada, com o que já está documentado, pedindo prazo para consolidar o restante. Quem define a forma jurídica da resposta é o advogado.

Posso apagar as instalações antes de responder?

Não sem registrar evidência antes. Desinstalar apaga a linha de base e transfere para o fabricante o controle da narrativa sobre o que existia. Primeiro se registra, depois se decide o que fazer.

A contagem do fabricante está errada. Isso resolve o caso?

Ajuda, mas só se você conseguir demonstrar onde o erro está, item a item, com documento. Apontar erro sem prova não muda a base de cálculo.

Quanto tempo leva uma auditoria para responder notificação?

Depende do tamanho do parque e do estado da documentação. Ambientes pequenos e bem documentados fecham rápido; parques grandes com notas fiscais espalhadas levam mais tempo — e é justamente por isso que as primeiras 72 horas são decisivas.

Próximo passo: se a sua empresa recebeu uma notificação de auditoria de software, fale com a vWare para um diagnóstico de escopo e prazos antes de responder ao fabricante.